Términos y Condiciones

Versión 1.1 · Vigencia: 9 de noviembre de 2026

Estos Términos y Condiciones explican la contratación y el uso de Apilex. Merecen especial atención los límites de la inteligencia artificial, el procesamiento por proveedores, las condiciones del plan y de la demostración, la renovación, el retracto y la cancelación. Las condiciones comerciales presentadas antes de la contratación hacen parte de estos Términos.

1. Prestadora y contacto

Apilex es ofrecida por Lawlabsai OÜ, sociedad de responsabilidad limitada constituida en Estonia, en adelante la “Prestadora”. Apilex es la identificación del servicio; la parte contratante es la Prestadora.

Registro mercantil de Estonia: 17567633. Número de identificación de IVA (VAT): EE103014265.

Dirección para correspondencia y notificaciones: Harju maakond, Tallinn, Põhja-Tallinna linnaosa, Paavli tn 5a/1, 10412, Estonia.

Plataforma: https://co.apilex.ai/login. Atención al usuario: info@apilex.ai. Protección de datos: info@apilex.ai. Contacto para comunicaciones contractuales: info@apilex.ai.

2. Servicio y usuarios

Apilex utiliza tecnologías de inteligencia artificial de terceros, incluidos servicios de OpenAI y de Anthropic, para apoyar la investigación, el análisis de documentos, el razonamiento jurídico y la elaboración de borradores. Los proveedores se describen en la Política de Tratamiento de Datos Personales. No toda solicitud se envía necesariamente a ambos proveedores.

Apilex no es una firma de abogados, no ejerce la abogacía, no representa a los usuarios y no presenta los modelos de terceros como modelos propios. Se contrata el servicio Apilex, con los recursos de la oferta, y no una suscripción personal de ChatGPT o de Claude.

El servicio está dirigido a personas mayores de 18 años: abogados con tarjeta profesional, firmas de abogados y profesionales autorizados que actúen bajo la supervisión de un abogado. Quien contrata en nombre de una organización debe tener facultades para hacerlo. El uso profesional no excluye los derechos ni las normas imperativas que resulten aplicables al caso.

Apilex no mantiene una base propia de jurisprudencia, no accede automáticamente a expedientes judiciales y no hace seguimiento de procesos ni de términos. Cuando la búsqueda externa esté disponible y activada, utilizará las fuentes y los límites descritos en el servicio. La restricción a dominios oficiales no garantiza que toda referencia sea correcta, completa o vigente.

3. Límites y revisión profesional

Las respuestas de inteligencia artificial pueden contener errores, omisiones, información desactualizada y referencias inexistentes o inadecuadas. Son material de apoyo sujeto a revisión humana. La presencia de un enlace o de una fuente oficial no demuestra, por sí sola, la aplicabilidad de una conclusión.

Antes de utilizar, firmar, enviar o radicar un resultado, el profesional debe verificar los hechos, el contenido de las fuentes, la vigencia de las normas, la competencia, las pretensiones, las cifras y la adecuación al caso. Las referencias candidatas o no verificadas exigen comprobación previa.

Apilex no confirma fechas de vencimiento de términos procesales ni garantiza éxito judicial, ahorro de tiempo o un resultado específico. La verificación de términos debe realizarse en los canales oficiales. Las respuestas pueden variar según el contexto, las actualizaciones y los proveedores utilizados.

Corresponde al profesional observar sus deberes de secreto profesional (artículo 74 de la Constitución Política) y de lealtad y diligencia previstos en la Ley 1123 de 2007, evaluar la comunicación al cliente sobre el uso de inteligencia artificial y considerar las orientaciones aplicables a la profesión. La herramienta no sustituye esa evaluación.

4. Cuenta y uso permitido

Proteja sus credenciales, mantenga correctos los datos de registro y utilice únicamente los accesos autorizados. Comunique cualquier sospecha de uso indebido a info@apilex.ai. La organización contratante es responsable de definir los usuarios autorizados y de orientar a su equipo.

Está prohibido utilizar el servicio para fraude, fabricación de pruebas, acceso indebido a otras cuentas, violación de derechos, obtención ilícita de datos, consulta abusiva de antecedentes o del historial litigioso de personas, o elusión de controles de seguridad. También está prohibido obtener beneficios de demostración mediante cuentas o identificadores indebidos.

Los límites de uso, los recursos y los criterios de consumo son los informados en la oferta. La información sobre el consumo y eventuales diferencias puede solicitarse al canal de atención. No existe promesa de uso ilimitado.

5. Contenido enviado y derechos

Envíe únicamente contenido que esté autorizado a utilizar y que sea necesario para la tarea. Minimice los datos personales y la información confidencial. No envíe credenciales, claves de acceso, expedientes sometidos a reserva legal ni datos personales de niños, niñas y adolescentes en esta versión. Una negativa posterior al envío no deshace el procesamiento ya realizado.

Los documentos sujetos a confidencialidad arbitral o profesional exigen evaluación previa de las autorizaciones, de la necesidad y de las condiciones de tratamiento. El uso de infraestructura de terceros no elimina los deberes de la Prestadora ni los del contratante.

El usuario conserva los derechos que tenga sobre los materiales enviados. Autoriza su procesamiento exclusivamente para ejecutar el servicio según sus instrucciones, garantizar su seguridad y cumplir las obligaciones legales pertinentes. Las instrucciones, los documentos y los resultados no serán vendidos, ni usados para publicidad, entrenamiento o ajuste de modelos, ni para la mejora general de productos de la Prestadora o de los proveedores. No existe cesión general de contenido.

Los resultados pueden utilizarse en la actividad profesional, con respeto de los derechos de terceros y de la ley. No se garantiza exclusividad ni protección por derecho de autor sobre todo resultado. Cada titular conserva sus derechos sobre marcas, modelos, software y demás componentes.

6. Procesamiento y proveedores

Las instrucciones, los documentos y los fragmentos necesarios pueden enviarse a los proveedores descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales. La Prestadora exige condiciones compatibles con la prohibición de entrenamiento y de reutilización de contenido prevista en estos Términos. La conservación y la supresión siguen estos Términos y la Política; no se promete ausencia de almacenamiento en todos los componentes del servicio.

Los cambios de subencargados que reciban contenido del contratante siguen el aviso previo de 30 días y el procedimiento de objeción de la sección 15 de estos Términos. Otros cambios materiales de proveedores se informarán antes de su aplicación, con las medidas pertinentes. La actualización de la Política no extingue las obligaciones relativas a los datos ya enviados.

7. Planes y pago

Los precios, la moneda de cobro, los impuestos o cargos aplicables (incluido el IVA cuando corresponda), la periodicidad, los recursos, los límites y las condiciones de pago se presentan en https://co.apilex.ai/packages antes de la compra. La oferta informa si el cobro es recurrente y permite conocer el costo total del servicio y los cargos aplicables, conforme a los deberes de información de la Ley 1480 de 2011.

Cuando exista renovación automática, se informará antes de la contratación. Los cambios de precio se aplican únicamente a ciclos futuros y se comunicarán con una antelación mínima de 30 días, con indicación del nuevo valor y de la posibilidad de no renovar. El precio del período ya contratado se mantiene.

La cancelación puede solicitarse por info@apilex.ai y por el siguiente canal electrónico: en la plataforma, en Configuración > Facturación, a través del portal de facturación de Stripe. La cancelación ordinaria produce efectos al final del período pagado y no está sujeta a requisitos adicionales a los exigidos para contratar. Esta regla no se aplica al ejercicio oportuno del derecho de retracto previsto en el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, descrito en la sección 9, caso en el cual el contrato se resolverá y las sumas pagadas se reintegrarán en los términos de la ley. La recepción de la solicitud se confirmará electrónicamente y las solicitudes de atención se responderán en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, sin perjuicio de un término legal más favorable.

8. Demostración y créditos

Cuando se ofrezca, el acceso de demostración permite conocer el servicio antes de contratar un plan pago. La oferta informa la cantidad de créditos, su unidad de consumo, la vigencia, los recursos y los límites. No hay conversión automática a un plan pago ni cobro sin contratación expresa.

La cantidad de créditos concedida y el consumo de créditos por tipo de operación son los informados en la oferta de demostración, con una vigencia de tres (3) días contados desde la activación. Las condiciones concedidas a esa demostración permanecen identificables en la oferta aceptada.

El agotamiento o la expiración de los créditos termina las funciones de inteligencia artificial cubiertas por la demostración. Los créditos no tienen valor monetario, no son transferibles y no se convierten en dinero. Los cambios de condiciones para nuevas demostraciones no modifican retroactivamente una oferta ya concedida, salvo medidas proporcionales por fraude, abuso, seguridad o exigencia legal.

Antes de la supresión del contenido aún conservado, el usuario podrá solicitar su exportación por info@apilex.ai. Las cuentas de demostración y sus registros siguen los criterios de conservación y supresión de la Política de Tratamiento de Datos Personales. El fin de los créditos no elimina los derechos sobre datos personales ni la responsabilidad por actos imputables a la Prestadora.

9. Cancelación, retracto y reembolsos

La cancelación impide nuevas renovaciones. El acceso al período pagado se mantiene hasta su vencimiento, salvo solicitud de terminación inmediata o suspensión justificada. Los cobros indebidos y las fallas del servicio serán analizados por el canal de atención, con preservación de los derechos legales a la devolución o a la reparación, incluida la garantía legal prevista en la Ley 1480 de 2011.

Derecho de retracto: la contratación de Apilex se celebra a distancia. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato de un plan pago, el usuario podrá retractarse por el mismo medio utilizado para contratar o por info@apilex.ai, sin necesidad de justificación (artículo 47 de la Ley 1480 de 2011). La Prestadora reconoce este derecho aunque la prestación del servicio haya comenzado. Ejercido el retracto, el contrato se resuelve y la totalidad de las sumas pagadas se reintegra por el mismo medio de pago, sin descuentos ni retenciones, en un plazo máximo de treinta (30) días calendario. La demostración gratuita no elimina este derecho en la contratación posterior de un plan pago. El retracto ejercido respecto de una renovación se aplica a esa renovación.

Reversión del pago: cuando el pago se haya realizado con tarjeta de crédito, débito u otro instrumento de pago electrónico y la operación sea fraudulenta, no haya sido solicitada o el servicio no corresponda a lo contratado, el usuario podrá solicitar la reversión del pago en los términos del artículo 51 de la Ley 1480 de 2011, presentando la queja ante la Prestadora dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que tuvo noticia del hecho y notificando al emisor del instrumento de pago. La Prestadora atenderá la queja con independencia del trámite ante el emisor.

La supresión de datos y la cancelación de una suscripción tienen efectos diferentes. Al solicitar la terminación integral de la cuenta, el usuario podrá pedir también la cancelación de la suscripción y recibirá información sobre los efectos económicos y sobre los datos que deban conservarse.

10. Disponibilidad y suspensión

Pueden presentarse mantenimientos e indisponibilidad de servicios externos. No hay nivel de servicio garantizado sin previsión expresa en la oferta o en el contrato. La información sobre interrupciones relevantes puede obtenerse en el canal de atención y se comunicará a los usuarios afectados cuando sea necesario.

La restricción o suspensión del acceso debe ser proporcional al riesgo de seguridad, al uso ilícito, al incumplimiento de pago o a la violación relevante de estos Términos. Cuando sea viable, se informarán el motivo y la posibilidad de corrección; las medidas urgentes pueden ser inmediatas. El usuario podrá solicitar revisión por el canal de atención. La suspensión no excluye los derechos legalmente garantizados.

11. Responsabilidades

El profesional responde por las decisiones y los actos que realiza, por la revisión de los resultados y por el uso autorizado del contenido. La Prestadora responde por las obligaciones que le corresponden en la prestación del servicio, incluso cuando utiliza terceros.

La responsabilidad por un daño se determinará conforme a la legislación aplicable, considerando la conducta, el nexo causal y las circunstancias del caso. Estos Términos no establecen exoneración general por fallas de proveedores, pérdida de datos o incidentes de seguridad, ni un tope automático de indemnización para usuarios gratuitos o pagos. Ninguna cláusula de estos Términos limita la responsabilidad que por ley corresponde a la Prestadora ni implica renuncia de los derechos que la ley reconoce al consumidor (artículo 43 de la Ley 1480 de 2011).

12. Privacidad y comunicaciones

La Política de Tratamiento de Datos Personales explica el tratamiento de datos y sus participantes. La elección de cookies opcionales y de mensajes promocionales es independiente de la aceptación de estos Términos. Rechazar las promociones no impide el acceso contratado ni la demostración.

Las comunicaciones necesarias para la cuenta, la seguridad, el cobro y la ejecución del contrato pueden enviarse por los canales pertinentes. No deben contener publicidad encubierta.

13. Modificaciones y solución de controversias

Las modificaciones relevantes de estos Términos se comunicarán con una antelación mínima de 30 días, con la posibilidad de terminar la suscripción sin penalidad antes de su aplicación. Los ajustes urgentes exigidos por la ley o necesarios para la seguridad se informarán tan pronto como sea posible, con preservación de los derechos ya adquiridos. Cuando se exija, habrá nueva aceptación o autorización específica.

A la oferta dirigida a Colombia se aplica la legislación colombiana pertinente, incluida la Ley 1480 de 2011 cuando el usuario tenga la calidad de consumidor, sin excluir otras normas imperativas aplicables a la Prestadora y a la operación. No se establece foro extranjero exclusivo. Permanecen disponibles los jueces colombianos competentes y la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones administrativas y jurisdiccionales de protección al consumidor y de protección de datos personales.

Las partes procurarán resolver directamente cualquier diferencia a través de info@apilex.ai. Podrán acudir voluntariamente a la conciliación (Ley 2220 de 2022). El arbitraje no se impone al usuario: solo procederá cuando las partes lo acuerden expresamente después de surgida la controversia o cuando una organización contratante, que no actúe como consumidora, lo pacte en condiciones comerciales específicas conforme a la Ley 1563 de 2012.

14. Contratación y confidencialidad

Las condiciones comerciales exhibidas y aceptadas en la contratación hacen parte de estos Términos. La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999. El registro de la aceptación debe permitir identificar al contratante, el plan, los recursos, el precio, la duración, la renovación y la versión de los Términos, y la Prestadora conservará prueba de la aceptación. El contratante tendrá acceso al registro. La Política de Tratamiento de Datos Personales, la Política de Cookies y las Preferencias de Comunicación informan sobre el tratamiento y las elecciones, sin sustituir una autorización específica cuando la ley la exija.

Las normas imperativas y los instrumentos vinculantes de transferencia o transmisión prevalecen en sus respectivas materias. Las condiciones comerciales específicas prevalecen únicamente en el objeto expresamente acordado, sin reducir derechos imperativos ni la protección de datos asumida en estos Términos.

Cada parte protegerá la información confidencial recibida de la otra, limitará su acceso a personas autorizadas y la utilizará únicamente para la contratación. La divulgación legalmente exigida se limitará a lo necesario, con aviso cuando esté permitido. Esta obligación subsiste mientras la información permanezca confidencial. El nombre y el logotipo del contratante no se usarán como referencia comercial sin autorización específica.

Al terminar la contratación, el contenido aún conservado podrá exportarse, previa solicitud, durante 30 días, salvo supresión anterior solicitada o legalmente exigida. Ese período no obliga a recrear contenido ya suprimido regularmente. Terminada la transición, la Prestadora suprimirá el contenido sin demora injustificada, salvo conservación legalmente necesaria. Las copias de seguridad, cuando existan, permanecen protegidas y fuera del uso operativo hasta su eliminación en el ciclo de renovación; las restauraciones volverán a aplicar las supresiones pertinentes.

15. Tratamiento del contenido por cuenta del contratante

Esta sección se aplica a los datos personales contenidos en instrucciones, documentos y resultados tratados por instrucción del contratante, incluida la demostración. Cuando determina las finalidades y los medios esenciales, el contratante actúa como Responsable del Tratamiento y la Prestadora como Encargado del Tratamiento, en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012. Si el contratante actúa por cuenta de otro Responsable, deberá contar con autorización para contratar a la Prestadora como subencargado. Los roles siguen las operaciones reales. Esta sección cumple la función del contrato de transmisión de datos personales previsto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

El tratamiento comprende recepción, transmisión a los participantes autorizados, análisis, generación de respuestas, almacenamiento cuando esté configurado, exportación y supresión, para las tareas jurídicas solicitadas. Abarca a los usuarios autorizados y a las personas mencionadas en el contenido permitido. Los datos sensibles exigen una autorización explícita o una excepción legal (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012) y permanecen sujetos a las restricciones de envío de la sección 5. La duración sigue la contratación y las retenciones legítimas informadas.

Las instrucciones son las solicitudes hechas en el servicio y las orientaciones lícitas documentadas en la contratación. Corresponde al contratante contar con la autorización de los titulares o con la excepción legal aplicable, informar a los titulares y obtener las autorizaciones necesarias. La Prestadora seguirá esas instrucciones, salvo obligación legal, informándolo cuando esté permitido. Advertirá sobre una instrucción que considere ilícita y podrá suspender únicamente el tratamiento afectado mientras se busca una solución.

El contratante autoriza a los subencargados descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales aplicable a la aceptación, en el alcance contratado. Los nuevos participantes o sustituciones en el procesamiento del contenido se comunicarán directamente al contacto de la cuenta con una antelación de 30 días. En ese período, el contratante podrá presentar objeción fundada en protección de datos. El nuevo participante no recibirá el contenido afectado mientras la objeción esté pendiente. Las partes buscarán una alternativa por hasta 30 días después de la objeción; sin solución, podrán terminar la parte afectada sin penalidad, con devolución proporcional del valor anticipado por el período no prestado.

La Prestadora exigirá protección y confidencialidad compatibles de los subencargados y continuará siendo responsable de las obligaciones que le corresponden. Prestará apoyo, según su rol y la información disponible, en la atención de consultas y reclamos de titulares, en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando sea exigible, en las evaluaciones de riesgo y en los requerimientos de autoridades. Las solicitudes de titulares relativas al contenido bajo control del contratante se trasladarán sin demora injustificada, salvo deber propio de respuesta.

Al tener conocimiento de un incidente que afecte datos tratados por cuenta del contratante, la Prestadora lo avisará sin demora injustificada y dentro de las 24 horas siguientes. La primera comunicación no esperará el fin de la investigación y será complementada. Se informarán la naturaleza, los datos potencialmente afectados, los riesgos, las medidas y el contacto responsable, según estén disponibles. La posible contribución del contratante no elimina el aviso ni la asistencia. Este plazo es contractual y no sustituye los deberes de reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio (artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012) ni los plazos de la regulación aplicable.

La Prestadora suministrará información razonable sobre el cumplimiento de estas obligaciones. Ante un riesgo relevante o un requerimiento de autoridad, permitirá una verificación proporcional, por un profesional sujeto a confidencialidad, con protección de los demás clientes y de la seguridad. La definición del alcance y del calendario no impedirá una inspección obligatoria ni una respuesta urgente.

Ninguna transferencia ni transmisión internacional sujeta a la Ley 1581 de 2012 comenzará sin un mecanismo válido para el flujo (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Las partes, los países y los instrumentos aplicables se describen en la sección 7 de la Política. Estos Términos no sustituyen las cláusulas obligatorias de transferencia o transmisión. La terminación sigue la sección 14, incluida la supresión, la protección de copias residuales y las instrucciones a los participantes; las obligaciones de confidencialidad subsisten mientras existan datos.

16. Seguridad del servicio

La Prestadora mantendrá accesos limitados a la función, confidencialidad, protección reforzada de los accesos administrativos, separación entre clientes y protección adecuada de los datos en tránsito y almacenados. Adoptará gestión de vulnerabilidades, registro proporcional de eventos, respuesta a incidentes y procedimientos de continuidad y recuperación compatibles con el riesgo. El contenido real de los clientes no se usará en pruebas sin instrucción específica y salvaguardas adecuadas.

Las copias de seguridad, cuando existan, tendrán un ciclo de eliminación y no servirán como archivo permanente. La restauración volverá a aplicar las supresiones. Los cambios técnicos no reducirán materialmente la protección contratada. No se promete certificación, disponibilidad continua ni retención cero en todos los recursos sin previsión expresa y comprobada en la oferta.